Archivierung von Objekten

Es ist sinnvoll, in regelmäßigen Abständen alte Emails, Aufgaben usw. aus seinem Postfach zu entfernen (auslagern) ohne sie wirklich zu löschen. Dazu dient die Funktionalität des Archivierens (manuell) bzw. Autoarchivierens (automatisch nach vorher definierten Richtlinien).

Zunächst definieren Sie die grundsätzlichen Optionen der Autoarchivierung über Extras - Optionen - Weitere - [Autoarchivierung] .

Hier geben Sie an,

  • in welchem Rhythmus die Archivierung erfolgen soll,

  • wie alt die Emails usw. mindestens sein sollen

  • in welche externe Datei archiviert werden soll (MS-Standard = E:\Documents and Settings\benutzer\Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook\outlook.pst Damit wird diese Datei nicht automatisch gebackupt!).

Abweichend von diesen Standardeinstellungen für die Autoarchivierung können für jeden Ordner per Hand andere Optionen definiert werden, z.B. kann die Archivdatei variieren oder das Datum der Objekte. Dazu rufen Sie über das Kontextmenü zu dem jeweiligen Ordner (rechte Maus) das Fenster Eigenschaften - Autoarchivierung auf.

Für den Kontakt-Ordner kann keine Archivierung durchgeführt werden.

ALERT! Beachten Sie, dass das Datum für die Archivierung nicht das Erhalten-Datum ist, sondern das Datum der letzten Aktion.
Beispiel: Sie haben eine Mail am 15.01.2005 erhalten, die Sie am 15.02.2005 in einen speziellen Ordner verschoben haben. Beim Autoarchivieren per 31.01.2005 würde diese Mail nicht archiviert werden, weil das Datum der letzten Aktion nach dem 31.01.2005 liegt.

-- KerstinSchiebel - 18 Aug 2005
Topic revision: r1 - 2005-08-18, KerstinSchiebel
 
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