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Slide 1: Genutzte IT-Resourcen - Kosten

In drei Fällen existiert eine gewisse Folklore, um Kosten von genutzen IT-Resourcen teilweise an den Nutzer weiterzugeben.
  1. Online-Speicherplatz (/d-Filesysten)
  2. Nearline-Speicherplatz (Roboter-Bänder)
  3. Arbeitsplatzrechner

Dabei wird entweder
  • direkt auf ein Konto des Nutzers beschafft (viele Köche im Beschaffungsvorgang, ständige Verzögerungen und Missverständnisse) oder
  • durch die IT beschafft und anschließend per Budget-Anpassung ein Ausgleich geschaffen (beliebig undurchschaubar, erschwert Budgetkontrolle)

Alle drei Fälle müssen aus technischen oder organisatorischen Gründen überprüft werden. Die Beschaffung sollte dabei durch die IT erfolgen, für den Transfer der Mittel wird eine klare "Sekundärkostenbuchung" vorgenommen, Budgets bleiben also gleich, es wird wirklich Geld verschoben.

Slide 2: Online-Speicherplatz (/d-Filesysten)

Status

Für größere Anforderungen beschafft der Nutzer (Experiment, Abteilung) ein Gerät (File-Server), dieses wird in der IT in Betrieb genommen und genau dieses Gerät dem Nutzer per NFS zur Verfügung gestellt.

Problem

Die Einführung von Lustre ist sehr wahrscheinlich. Für eine effiziente Nutzung der Technologie wird dabei die einfache Zuordnung "File-Server <-> File-System" aufgehoben. Der Nutzer kann also "seinen" File-Server gar nicht mehr einzeln sehen oder nutzen.

Vorschlag

Speicherplatz wird nicht mehr über das Vehikel "File-Server", sondern direkt in Terabytes verrechnet.
  • Die Kosten errechnen sich aus einer aktuellen File-Server-Beschaffung geteilt durch den Netto-Speicherplatz, bleiben also im Vergleich zu heute gleich. Es wird nur die Hardware verrechnet.
  • Bisherige Anschaffungen werden in Terabyte umgerechnet und führen zur entsprechenden Nutzungsberechtigung.
  • Die Nutzungsberechtigung ist nicht befristet, Modernisierungen kommen aus dem zentralen Budget.

Slide 3: Nearline-Speicherplatz (Roboter-Bänder)

Status

Für größere Anforderungen beschafft die IT-Abteilung (Experiment, Abteilung) Bänder unter Angabe der Kostenstelle des Nutzers.

Problem

Gerade bei Sachmitteln von Kostenstellen verschiedener Abteilungen kommt es regelmäßig zu Blockaden, Liegenlassen und unendlichem Nachverfolgen der Bestell-Anforderungen. Die aktuelle Beschaffung von Bändern für HADES, FOPI, LAND ist seit zwei Monaten angestoßen und noch nicht mal bestellt.

Vorschlag

Die IT-Abteilung beschafft Bänder nach erwartetem/abgesprochenem Bedarf und erhält die Mittel per Sekundärkostenbuchung zurück. Vermerkt wird die verfügbare Menge an Speicherplatz, nicht die Zahl der Bänder.
  • Die Kosten errechnen sich aus einer aktuellen Band-Beschaffung geteilt durch den Netto-Speicherplatz, bleiben also im Vergleich zu heute gleich. Es wird nur das Material verrechnet.
  • Bisherige Anschaffungen werden in Terabyte umgerechnet und führen zur entsprechenden Nutzungsberechtigung.
  • Die Nutzungsberechtigung ist nicht befristet, Modernisierungen kommen aus dem zentralen Budget.

Slide 4: PC-Beschaffung

Status

Ablauf PC-Beschaffung

Problem

Der Beschaffungsvorgang started erst beim Nutzer-Bedarf, die Konfiguration dauert je nach Lage und Auftrag sehr unterschiedlich lange.

Vorschlag

Die IT-Abteilung beschafft Standard-PCs nach erwartetem/abgesprochenem Bedarf und erhält die Mittel per Sekundärkostenbuchung zurück. Sie hält dabei eine gewisse Anzahl von Rechnern zur sofortigen Verfügbarkeit vor.
  • Die Kosten errechnen sich aus den Kosten der PC-Beschaffung, den einmaligen Kosten für die installierte Software und Lizenzkosten für drei Jahre. Es wird nur Hard- und Software verrechnet.
  • Beim Tausch gegen einen alten PC werden die Softwarekosten nicht verrechnet.
  • Soll der Rechner länger als drei Jahre benutzt werden, so müssen für die lizensierte Software weitere Kosten gebucht werden.

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Topic revision: 2007-11-28, MathiasMuench
 
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