Warum werden die Kontakte nach Vornamen statt nach Nachnamen sortiert angezeigt?

Diese Option ist (leider) der Standard bei Outlook. Sie können Sie aber ändern, indem Sie im Menü Extras - E-Mail-Konten - Vorhandene Verzeichnisse oder Adressbücher anzeigen oder bearbeiten - [Weiter] - Outlook-Adressbuch - [Ändern] . Sie erhalten eine Übersicht über alle verfügbaren Kontakteordner mit der aktuellen Art der Sortierung.


Probleme mit den diversen Adressbüchern

Schauen Sie zuerst unter Extras - E-Mail-Konten - Vorhandene Verzeichnisse oder Adressbücher anzeigen oder bearbeiten nach, ob der Dienst "Outlook Adressbuch" konfiguriert wurde.

In der Ordnerleiste können Sie zu jedem Kontaktordner mit dem Kontextmenü - Eigenschaften - Karteikarte Outlook-Adressbuch bestimmen, dass der Kontakteordner zur Menge der beim Schreiben einer Mail zu benutzenden Kontaktordner hinzugefügt werden soll oder nicht.

Die Sortierreihenfolge der Kontakte stellen Sie für jeden Kontaktordner einzeln mit Extras - Adressbuch - Extras - Optionen ein.

Die automatische Adressersetzung mit Einträgen aus den verschiedenen Adressbüchern funktioniert nur solange, bis der erste passende Eintrag gefunden wurde. Es erfolgt keine Suche über alle Adressbücher!


Wo kann man die Reihenfolge der Adressbücher einstellen?

Öffnen Sie das Adressbuch-Fenster Extras - Adressbuch . Über Extras - Optionen kann man nun

  1. die zuerst angezeigte Adressliste,
  2. den Speicherort und
  3. die Reihenfolge der Adressbücher

definieren.


Warum werden bei der Auflistung der Adressen des Kontaktord-ners bestimmte Einträge doppelt

angezeigt?

Im OL2002 werden Email-Adressen und Faxnummern nach dem gleichen Schema behandelt und deshalb auch beide Einträge im Adressbuch für einen Kontakte angezeigt. Dagegen hilft nur der Eintrag der Faxnummer in ein anderes Feld.

Wenn Sie bereits viele Einträge in Ihrem Kontaktordner haben, dann kann man sich mit einem Workaround über Excel behelfen:

  • Exportieren Sie den entsprechenden Kontaktordner in eine csv-Datei (Datei – Importieren/Exportieren - Exportieren in eine Datei – [Weiter] – Kommagetrennte Werte (Windows) – gewünschten Kontaktordner auswählen – [Weiter] – Datei spezifizieren – [Fertig stellen])

  • Ändern Sie den Namen der Spalte mit der Faxnummer in "Weitere" und löschen Sie die Originalspalte "Weitere"

  • Speichern Sie diese Datei ab

  • Importieren Sie diese Datei in Outlook

ALERT! Achtung bei einem deutschen Windows/Office/Outlook: Beim Ex-Import wird eine Datei erzeugt, die die einzelnen Felder mit Komma trennt. Excel erwartet aber als Trennzeichen in einer csv-Datei ein Semikolon! Sie müssen also vor und nach der Bearbeitung in Excel mit einem Textprogramm das "," in ";" ändern und umgekehrt.

-- KerstinSchiebel - 22 Aug 2005
Topic revision: r2 - 2005-08-22, KerstinSchiebel
 
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